Comme Hippotrague travaille directement avec ses prestataires à destination, les conditions de réservation et d’annulation de mes voyages ont été faites pour répondent aux critères de réservation et de tarification de nos partenaires et de leurs fournisseurs de services sélectionnés. L'agence  Voyages Les voyageuses du Québec est notre partenaire et va assurer tous les paiements de la portion terrestre du voyage. 

Inscription et paiements

• Pour toute inscription effectuée à plus de 60 jours de la date du départ, 50% du montant total du voyage sera demandé pour valider la participation au séjour et assurer la place à la participante.

• Le solde dû (le 50% restant) devra être payé au plus tard 60 jours avant la date du départ, sous peine que l’inscription au voyage soit annulée (sans remboursement).

• Pour les inscriptions effectuées à 60 jours et moins de la date du départ, le montant total (100%) du prix du voyage devra être déboursé. 

☞ Les modes de paiement acceptés sont les virements bancaires, les virements Interac ou les paiements par carte de crédit via un lien en ligne ou par téléphone auprès de la conseillère voyage.

☞ Tous les prix de vente des séjours  sont en dollars canadiens.

☞ Il est de la responsabilité de chacun(e)de s’assurer d’avoir les conditions médicales, physiques et psychologiques nécessaires à la réalisation du séjour et de ses activités. Toutes conditions préexistantes pouvant avoir un impact sur le bon déroulement du voyage doivent être déclarées impérativement lors de l’inscription au séjour. En cas de doute, il est possible d’en discuter au préalable avec la conseillère voyage. Voyages Les voyageuses du Québec se réserve le droit de refuser l’inscription d’une participante à un séjour s’il a des raisons suffisantes de croire que la condition de la participante peut nuire au bon fonctionnement du voyage.

☞ Comme ce n’est que la partie terrestre qui est incluse dans le séjour, le ou la  participant(e) doit s'organiser, de manière autonome pour la partie aérienne. Au besoin, une aide  sera offerte pour la réservation des vols (frais de 50$).

☞ Notez qu’une assurance voyage pour les soins médicaux d’urgence et d’hospitalisation est obligatoire pour participer à nos séjours et elle vous sera demandée avant votre départ.

☞ Une décharge de responsabilités (vous pouvez la consulter ici) devra être signée par toutes les participant(e)s avant le départ.

Conditions d’annulation

☞ La date de réception du courriel pour la demande d’annulation tient foi de date officielle.

• Annulation à plus de 270 jours  de la date du départ : premier versement entièrement remboursable. 
• Annulation entre 270 et 180 jours avant la date du départ : un montant de 600$ est retenu sur le premier versement effectué et la balance est remboursable.
• Pour une annulation entre 180 et 60 jours avant la date du départ: le montant total du premier versement (50% du coût du voyage) est non remboursable. 
• Pour une annulation entre 60 et 30 jours de la date du départ : 75% du montant total du prix du voyage est non remboursable.
• Pour une annulation à moins de 30 jours de la date du départ : 100% non remboursable.
• Si nous devons annuler un séjour par manque de participantes, cela sera fait au minimum à 30 jours de la date du départ. Vous serez alors remboursée entièrement.

☞ Nous suggérons fortement aux participant(e)s de se munir d’une assurance voyage annulation pour contrer toutes éventualités.

☞ Notez que tous les voyages peuvent être transférables en tout temps à un (e) autre participant(e)e, et ce, sans frais.

Modification au prix et à l’itinéraire

• Comme nos voyages sont créés plusieurs mois à l’avance, il se pourrait qu’il y ait des situations hors de notre contrôle. Advenant que des prestations ou des activités soient annulées ou doivent être modifiées, Hippotrague, en collaboration avec Voyages Les voyageuses du Québec, s’engage à faire le maximum pour offrir une alternative équivalente ou à modifier l’itinéraire initial. 

• Nos prix sont garantis jusqu’à 45 jours avant la date de départ sauf en cas d’une augmentation importante du coût du carburant ou d’une fluctuation de plus de 5% du taux de change entre le moment de l’inscription et le taux en vigueur 45 jours avant la date du voyage. Dès que le prix du voyage est augmenté d’au moins 7 % (excluant les taxes), la cliente est en droit :

• de payer la différence du coût et pour maintenir sa place dans le voyage;
• d’annuler son contrat et d’être remboursé(e) intégralement.

Responsabilités

Conformément à la loi, Hippotrague est partenaire avec Voyages Les voyageuses du Québec (9472-4606 QUÉBEC INC.) qui est détenteur d’un permis d’agence de voyage du Québec. #703606

Conformément à la loi, Hippotrague est partenaire avec Voyages Les voyageuses du Québec qui souscrit à une assurance responsabilité civile.

Les client(e)s d'Hippotrague, en collaboration avec Voyages Les voyageuses du Québec bénéficient automatiquement du FICAV (le fond d’indemnisation des clients des agents de voyage).